就職活動・転職活動を開始して、いよいよ企業やサロンにエントリー！実際に面接官を目の前にしているわけではないのに、ビジネスメールや電話って何だか緊張してしまいますよね…！
相手に失礼のないような連絡のタイミングや方法には、一体どんなものがあるのでしょうか？実際に起こりうる場面を予想しながら、連絡に関するマナーを見ていきましょう！
企業から面接に関する連絡をもらった場合
書類選考を通過して面接日時の連絡をもらう場合や、面接を受けた後に次の面接の日程連絡をもらう場合。そのような連絡には、なるべく当日中に返信をするようにしましょう。スケジュールを組む際に、あなたの連絡が来ないと他の方の面接スケジュールを組むことができません。
ただし、連絡に気づくのが夜遅くになってしまった場合や仕事があって深夜まで返信が出来ない場合には翌日の返信でもOK。その場合も、なるべく翌日の午前中には返信をするようにしましょう。
また、仕事のスケジュールなどの関係ですぐには面接日時の回答が出来ない場合は「〇日までにはご回答するようにします」という一言だけでも返信することが大切。何も返信をせずに先延ばしにしていると、選考を辞退したと思われてしまう危険性も…。
面接通過の連絡をもらった場合には、冒頭で「この度は面接のお時間を設けていただけるとのこと、ありがとうございます」というお礼も一緒に伝えると丁寧ですね。
面接や選考を辞退したい場合
他の選考を同時並行で受けていて、そちらへの入社が決まったような場合。そのような時には、辞退が決まった時点で早めに連絡をするようにしましょう。連絡をするのが気まずいからと言って先延ばしにしてしまうと、あなたのために空けてくれている面接官や人事のスケジュールが無駄になってしまいます。電話ではなかなか伝えにくい内容なのでメールでの連絡でも問題ありませんが、メールを送った後に電話をするとさらに丁寧です。
面接辞退のメールを送る場合、件名には「面接辞退の件」と記載し、メール本文で面接予定日と氏名・辞退する旨を簡潔にまとめましょう。
そして、面接の無断キャンセルは絶対にNG！ご縁がなかったにせよ、あなたの選考のために時間を割いてくれた方に対するお礼の気持ちを伝えて下さい。最後までお互いが良い印象で終えられることが大切ですよ。
関連記事：面接の断り方のマナーとは？
面接当日、遅刻しそうな場合
面接当日、電車の遅延などで予定していた日時に間に合わないような場合。そんな時には、遅れることが分かった時点で電話をするようにしましょう。当日の連絡なのでなるべく電話が好ましいですが、電車の中やバスの中にいてどうしても電話が出来ない場合はメールでも問題ありません。今いる場所と大体の到着時刻を伝えて、後ろ倒しにできるかどうかを聞きましょう。交通機関の遅延の場合、駅で遅延証明書をもらって持参することも忘れずに。
時間変更をしてもらった場合には面接の最初と最後に必ず、遅れてしまった謝罪と変更してもらったことに対するお礼を伝えて下さい。
働き始めたら、どんな理由があるにせよ遅刻は厳禁！決められた時間に遅れてしまうことで「この子は遅刻をした子だ」とマイナスイメージからのスタートになってしまいます。そうならないためにも、電車の遅延なども見越して余裕のある時間に家を出ることを心がけましょう。
面接の日時を変更したい場合
インフルエンザや蕁麻疹、急な怪我による入院などで予定していた日時に面接に参加できない場合。そのような時には、必ず前日までに電話かメールで連絡をしましょう。まずは予定日に面接に参加できないことを謝罪した上で、代わりの日時を用意してもらえるかどうか聞きます。日時変更OKの回答をもらった時のために、電話をする前にあらかじめ自分の都合の良いスケジュールをいくつか控えておくとスムーズですね。
基本的に、大きな病気や怪我などやむを得ない理由以外では、一度決めた面接スケジュールの変更はNG。面接当日までにしっかりと自分の体調管理をしておくことも、社会人として大切なことの一つですよ。
電話で面接日時の変更をしてもらった場合には、「こちらの都合で面接日時の変更をしていただきありがとうございます」というお礼のメールも忘れないようにしましょう。
面接の後、お礼の連絡をする場合
面接のお礼メールに関しては、必ずしもこちらからしなくてはいけないものではありません。ただ、第一志望の企業の場合や面接で上手く話せなかった場合には送ってみても良いですね。お礼メールを送るタイミングとしては、面接を受けた当日の夜。数日が経ってからだと面接官や人事の印象も薄れてしまうので、話をした日に送ることで自分を印象付けることができるはず。
お礼メール全てに返信をすることは採用担当者にとって負担になるので、お礼メールを送る場合には返信をしなくても良いような内容にする気遣いが大切。「今日はありがとうございました」というお礼と、「今日の面接に参加して、ますます志望度が高くなりました」というような一言を添えるのがポイントです。
他のメールに紛れないように、お礼メールの件名には「〇月〇日 面接のお礼 名前」のように記載しましょう。
合わせて知っておきたい、正しい敬語
就職活動をする際に、学生の言葉遣いのままではいけません。連絡を取る相手は既に社会に出て働いている先輩たちばかりなので、最低限のビジネス敬語を身に付けて失礼のないようにしましょう。普段何気なく使っている言葉でも、実はビジネスの上ではNG・・・というものもたくさんあるので、いくつかご紹介します！
御中、様
宛名に使われる言葉。部署や会社など、メールを送る相手が複数の場合には「御中」を使い、個人名の場合には「様」を使います。ただし、「社長」や「店長」という役職には様をつけないように注意！
貴社、御社、弊社
貴社と御社はどちらも相手に対して使う言葉で、弊社は自分の会社を指す言葉。また、貴社はメールや履歴書などの文字で書く場合に使用し、御社は実際に会って話す場合に使用します。面接で話している時に「貴社を志望した理由は…」などと言わないように注意！
お世話になっております
「いつもありがとうございます」という意味を込めて、メールの最初に使われる言葉。面接を受けている段階でも、メールの冒頭では「お世話になっております」と付けると礼儀正しいですね。
ご自愛ください
自分を大切になさってください、という気遣いの言葉。メールの最後に使われることが多いですが、風邪を引いていたり入院をしたりしている人に対しては使わないように注意。
かしこまりました
言われたことに対して「理解した」という返答の意味を持つ言葉です。「了解しました｜分かりました｜大丈夫です」などは正しい敬語ではないのでNG！
差し支えなければ
何かをお願いする時に頭に付けて使う言葉。「迷惑でなければ」と同じ意味を持ちます。
ご教示願います
目上の人に対して、「やり方などをご指導ください」という意味で使う言葉。何か分からないことがあり、先輩社員などに教えて欲しい時に使用しましょう。
すみません
すいませんと間違いやすい言葉。「すいません」は口語表現のため、正しくは「すみません」です。謝罪の場合は「申し訳ありません」ですが、すみませんは感謝をしたり恐縮をしたりする時に使用します。
普段の生活ではあまり聞きなれない言葉ばかりですが、実際に社会に出ると度々目にすることになります。この他にもたくさんのビジネス敬語がありますが、まずは最低限、上に挙げた言葉の使い方を覚えておきましょう。
連絡マナーを身に付けて、就活を有利に！
社会に出ると、どんな場面にも必ずマナーというものは存在します。これまでの経験や面接での態度はもちろんのこと、このような細かいマナーを守れているかどうかも、選考をされる上でとても大切なのです。
「面接の時にはしっかり受け答えが出来ていたのに、連絡マナーがなっていないのがマイナスだな…」と思われてしまうことがないよう、就職活動を始める前の段階でしっかりと連絡のマナーを頭に入れておきましょう！正しい言葉遣いや連絡マナーを身に付けて、スムーズな就職活動を進めて下さいね。