会議を早く終わらせるコツ

会議を早く終わらせるための方法を紹介します。事前に準備しておくべきこと、会議中の発言の重要性や結論が出ないときの対応などを取り上げていくので、会議の時間短縮を図りたい人はぜひ参考にしてみてください。

会議を早く終わらせるために必要なこと

 

長く終わりの見えない「会議」は誰にとっても厄介なもの。2時間、3時間と答えの見つかりそうもない議論が続き会議時間が長引けば長引くほど、ほかの仕事をこなす時間や帰宅時間にも影響を及ぼしてしまいます。そんな会議を繰り返すうちに、中には会議自体にストレスを感じてしまう人も。“パパッと進めてサクッと終わらせる”会議にするためには、どんなことを意識すれば良いのでしょうか。
 
会議を始める前に、まず確認しておきたいのが会議で使用する資料が揃っているかということ。誰か1人が議題や進行を把握するのではなく、参加者全員が会議前に資料を共有できているだけで会議のスピードアップに繋がるはず。予め資料に目を通しておくことで会議内容が明瞭になり、会議中のイメージが沸けば事前にいくつか対策も講じられるかもしれません。
 
会議を短く終わらせるためには事前の準備とともに、予め「全員が終了時間を把握すること」も重要。進行や会議中の発言をコントロールしたとしても、終了時刻を設定しないままに会議を展開するのは終わりの見えないトンネルへ進んでいくようなもの。会議終了時刻を設定して全員が共通認識を持つためにも、アラームの設定やカウントダウンタイマーを利用するのも良いかもしれませんね。

会議では進んで発言を

会議で厄介なのは、生産性のない“沈黙”の時間。この時間が長ければ長いほど、答えも出ず「何が問題になっているのか」さえ見えなくなってしまう可能性があります。そんなときには自ら発言して沈黙を破り、負の状況を打開する力が必要。そのためにも事前に資料をしっかりと読み込んで、どんな状況でも臨機応変な発言ができるようにしておきたいところ。
 
発言や議論が活発になるのは良いことですが、無理に発言しようとしたり考えがまとまらないままに発言をしていると、議題から逸れてしまうこともしばしば。そんなときには他者の発言を切ってまとめる勇気も必要です。例えば長々と発言してしまう癖を持つ上司が相手の場合は相槌をうって相手を立てながら、「つまりこういうことですよね」と要点をまとめる役割を担うことも、会議を短く終わらせるためのコツになるのでは。

ときには結論が出ないときも

どれほど議論を繰り返しても、そのときに必ず答えが出るとは限りません。仮に時間配分を気にして曖昧な答えを出したところで、それが本当に適切なものであるかどうか不安にもなってしまいます。そんなときにはいっそのこと潔く次回の会議に回すことも必要。その間に必要なデータを集めたり改めて資料を作り直したりすることで、得るべき結論を手に入れられる可能性が増すはずです。
 
ほかにも立ったまま会議をするスタンディングミーティングを導入している企業も。ネット上には「無駄な時間ができないように最初から会議時間が短く設定されてます」といった声もあるので、面倒くさがらずに「早く終わらせてやる！」くらいの意気込みで会議に挑みたいですね。

Author：美プロ編集部