シフトの組み方と簡単に作成するコツ！シフト制にするメリットは？

 

毎月のシフト作成も、オーナーの大切な仕事の1つ。スタッフのそれぞれの能力や休みの希望なども考慮した上で、適切なシフト作成が求められます。それでは一体どのような流れでシフトを作成していくべきなのか、見ていきましょう。

1.シフトの組み方

STEP1

STEP2

STEP3

STEP4

STEP5

タイムシフト　完成例

2.Excelで簡単にシフト表を作る方法

シフト作成用のツールをインストールしなくても、普段から使い慣れているExcelでシフト表が作れてしまうのです。シフト表には日付や曜日など入力する項目は沢山ありますが、Excelの関数を使えば簡単に出来上がります。

1.何年何月のシフト表か明確にする

Excelでは縦を「列」、横を「行」と呼びます。B列の1行目であるB1に「年」、D列の1行目であるD1に「月」、E1に「勤務表」と入力します。

2.日付をDATE関数で自動入力する

順を追って、日付のデータを完成させます。まず、年月を入力したA1「2020」とC1「11」を使ってB2に日付を表示させます。B2を選択した状態で関数を入力します。

=DATE(A1,C1,1)と関数入力をすると、B2に2020/11/1と表示されます。

 

C2を選択した状態で関数を入力します。

=B2+1と関数入力をすると、C2に2020/11/2と表示されます。

 

●印があるC2の右下にマウスポインタを置いて、2020/11/30となるAE2まで矢印の方向にドラッグします。すると、自動的に日付表示されます。

 

このままだと、横に長いシフト表になってしまうので「日にちのみ」表示するようにします。B2を選択し、Shiftキーを押したままAE2を選択します。B2からAE2までを選択した状態で、右クリックで「セルの書式設定」を選択します。

分類：ユーザー定義　種類；dと入力すると、自動的に日にちのみが表示されます。

3.曜日をWEEKDAY関数で自動入力する

次に、日付に対する曜日を完成させていきます。まず、日付を表示させたB2「1」の下にあるB3を選択した状態で関数を入力します。

=WEEKDAY(B2) と関数入力をすると、C3に1と表示されます。

 

C3に1と表示されたら、前述した方法で●印から矢印の方向にドラッグします。すると、自動的に1～7の数字が繰り返されていきます。

 

1～7の数字を自動で表示させたら、B3からAE3までを選択し右クリックで「セルの書式設定」を選択します。

分類：ユーザー定義　種類；aaaと入力すると、自動的に曜日に変換されます。（○曜日と表させたい時はaaaaと入力）

4.休日数やシフトの人数をCOUNTIF関数で算出する

スタッフの休日数や1日ごとの出勤状態をひと目で管理できるシフト表は便利ですよね。どうせなら、そのあたりも自動でセットしておきたいもの。1ヶ月分の勤務表としてテンプレートを作成してしまえば、次の月から楽になりますよ。

 

まずは、スタッフの休日数を算出していきましょう。AG5を選択した状態で関数を入力します。

=COUNTIF(A5:AF5,”休み”)と関数入力をすると、AG5に休日数が表示されます。全スタッフ、同じように休日数を表示させたいので、●印を矢印の方向にドラッグします。

 

次に、1日のシフトの状況を把握するため「早番」と「遅番」の人数を表示させます。早番の右側B11を選択した状態で関数を入力します。

=COUNTIF(B5:B9,”早”)と関数入力をすると、B11に早番の人数（1日あたり）が表示されます。一ヶ月分、同じように表示させたいので、●印を矢印の方向にドラッグします。

 

遅番の右側B12を選択した状態で関数を入力します。

=COUNTIF(B5:B9,” 遅”)と関数入力をすると、B12に遅番の人数（1日あたり）が表示されます。一ヶ月分、同じように表示させたいので、●印を矢印の方向にドラッグします。

 

ここまで出来れば、あとは「土」「日」などを色分けするとより見やすくなりますよ！「早番」と「遅番」で色分けするというのも良いでしょう。

3.シフトを作成する際のコツ

シフト作成の際には、ただスタッフの予定に合わせて営業時間の穴を埋めていくだけではいけません。

サロンがスムーズに営業できて、かつ全員が働きやすい環境をつくるためには、スタッフ1人1人のスキルやスタッフ同士の関係性まで考慮することが必要に。どんな点に注意してシフト作成を行えば良いのかを見ていきましょう。

 
【Check】

4.見やすいシフト表の作り方

スタッフ全員が見るシフト表は、わかりやすく見やすいシフト表であると管理もしやすくなります。手書きで書いたようなシフト表では、きちんと管理されていないような印象も与え記入漏れなどのミスを起こしかねません。

 

サロンの運営に関わる大事な部分なので、手を抜くことなく見やすいシフト表作りを心がけましょう。

 
【Check】

シフト表　完成例

5.【注意】見にくいシフト表の共通点

【Check】

• 手書きのシフト表
• 色分けをしていない
• 毎月違ったフォーマットになっている

 

このようなシフト表を作ってしまっている人は要注意です！自分では丁寧に作っているつもりでも、読みにくい事もありますし書き間違えが起こらないとも言えません。

 

また、毎月同じフォーマットで作られているシフト表はどこを見ればよいのかなど、目が慣れてきます。毎月バラバラな形でシフト表を出されてしまったら、とても見にくいシフト表となってしまうのです。

 

休みの日は「赤」、早番、遅番などひと目でわかる様に色分けしておくのもポイントです！

6.固定シフト・自由シフトのメリットとデメリット

毎月のシフト作成の手間を少なくするためには、固定シフトを取り入れると良いでしょう。ただし、スタッフが急に産休に入ったり体調不良で退職をしたりした場合に負担が大きくなってしまうのが固定シフトのデメリット。

 

それぞれのメリットとデメリットを知って、自分のサロンに合ったシフトの組み方をしてみてくださいね。

固定シフト制

自由シフトのメリット

Author：美プロ編集部