仕事についての連絡をするとき、メールを使えば書面と違ってかさばる心配もなくす心配もありません。今や仕事には必要不可欠なもので、大体が取引先など社外でのやり取りになると思いますが、会社によっては社内での連絡もメールで行っているという人も多いでしょう。
社内メールはそれほどかしこまる必要もなく、簡潔に連絡をとれるので便利なもの。送信する際にも、基本的には会社ごとのルールやフォーマットに従っていれば問題はありません。ですがあくまで仕事の一環なので、最低限のマナーは守らなければいけませんよね。今回は社内メールを送るときのマナーや注意点、社外メールとの違いなどをご紹介します。
宛先・件名のポイントは？
まず、社内メールはひとつの案件ごとに一通ずつ送りましょう。いくつも連絡事項を盛り込んでしまうと、相手が読み飛ばしてしまうことがあるかもしれません。そして次に大切なのが、件名に「相談」「連絡」「お願い」などとつけ、どういった内容なのかが分かるようにすること。件名自体も簡潔に書くことが一番ですが、簡潔すぎてスパムや迷惑メールと混ざってしまわないように「～～社との件についてご相談」など、具体的な名称などを挙げれば相手も安心してメールを開けますね。
そしてビジネスマナーの基本ですが、To・CC・BCCの使い分けにも細心の注意が必要です。Toには返信を求めたい相手、CCは内容に関係のある目を通しておいてもらいたい相手、BCCは複数の人にまとめて送信する際や、別の端末などに念のため送っておきたい時などに使用します。とくにCCに入れると送信先が見えてしまうので、BCCとの使い分けには要注意。メールアドレスは個人情報なので、関係のない相手に知らせてしまわないように、きちんと使い分けましょう。
また、本文を書き出す前には相手の部署名、役職、名前などを記入しますよね。このときに気を付けたいのが、敬称の付け方です。社内であれば、上司であっても部下であっても「様」より「さん」を付けるのがいいでしょう。「～～部長」など、役職を付ける場合には、役職名自体が敬称となりますので「さん」は必要ありません。そして、送る相手が大人数の場合は「営業部各位」や「プロジェクトチーム各位」のように、「各位」を使用します。「各位」は敬称の一つなので、これを使用する際は「さん」を付けなくても大丈夫です。
本文・添付資料のビジネスマナー
次は肝心の本文ですが、これもなるべく簡潔に書くのがポイントです。かしこまる必要はないので、簡単な挨拶のみで本題に入り、本題も見やすくまとめることが大事です。「～～部長 お疲れ様です、～～です。～～社との打ち合わせの議事録をお送りしますので、ご確認よろしくお願いいたします。何か気になる点がございましたらご指摘ください。」というような形で大丈夫です。もし長くなってしまう場合は、箇条書きでまとめると読みやすくなりますよ。
また、資料やファイルなどを添付する場合は、件名や本文に「添付資料あり」と書いておけば相手が見落とす可能性が低くなります。なお、社内であっても使用しているソフトやPCの環境が違う場合にはファイルが開けなくなってしまうこともあるので、よく確認してから送信しましょう。ファイルのサイズについても、あまり容量が大きすぎると受信できないケースがあるので、2MBから3MB以内に収めるのがビジネスマナー。それ以上の容量のファイルを送らなければならない場合は、送り方について事前に相手と相談しておくのがいいでしょう。
社外メールとどう違うの？
取引先などの社外に送るメールでは、会社同士の円滑なコミュニケーションを図るためにも、細心の注意を払わなければならないもの。それと比べれば、社内メールの相手はよく顔を合わせる上司や同僚なので、気を抜いてしまいがちです。
しかし、あくまでビジネスの世界だということを忘れてはいけません。上で紹介してきたように、社外用のマナーとは違った社内用のマナーが存在するので、相手に失礼な「マナー違反メール」を送ってしまうのは避けましょう。親しき中にも礼儀あり、社内メールも立派なコミュニケーションの場として、迅速かつ正確に、相手のことを考えた気配りを忘れないように心がけたいですね。
画像出典：Divya Thakur / Mail? (from Flickr, CC BY 2.0)、pltauk / karen’s office (from Flickr, CC BY 2.0)、Ron Reiring / You’ve Got Mail (from Flickr, CC BY 2.0)