メモをしっかり取ることは社会人としての基本的なマナー。皆さんも当たり前のようにうるさい上司の小言を日々ノートに書き込んでいると思います。しかし本来メモとは上司の機嫌をとるツールではなく、読み返して仕事の情報を参照するためのもの。後で振り返って「何このメモ…日本語？」と疑問符を浮かべるはめになり、上司に何回も同じことを聞き返してしまっては本末転倒です。
そこで今回は「仕事で使える実用的なメモの取り方」をご紹介。まず何に書き込めば良いのかということから、書き終わった後の整理の仕方まで順に見ていきましょう。メモの取り方1つであなたの仕事の効率も格段と上がるはずですよ。
紙のメモ帳がベスト
メモをとるといっても、最近ではスマートフォンのアプリなど様々な方法があります。ですが効率を考えると、紙のメモ帳が一番スマートだと言えるでしょう。図や吹き出しを挿入したり、ルビを振ったりするのも簡単なので、速さを求められるとっさのメモには最適ですね。また、紙のメモ帳には「保存し忘れた！」とか「データが飛んだ！」という事がないので、自分がそのメモ帳を紛失しなければ大事な情報を安全に保持できます。
とはいえ、あくまで素材は紙で出来ているため破損には要注意。ご存知の通り水に弱いので、雨で少し鞄が濡れただけで紙に水が浸透して破れてしまう事もあります。重要な情報の場合は電子媒体も併用して、バックアップを取っておくと良いかもしれません。
メモは大きな文字でシンプルに
何に書くかを決めたら、実際にメモを取っていくわけですが、見直した時に「なんでこんなこと書いたんだろう」と仕事に使えないメモ帳になってはいけません。その最たる例として、「1ページの内に文字がびっしり」なメモの取り方はNGです。これでは後で見直す時に一苦労で、余計な時間がかかってしまいます。メモをするときは要点だけを絞って短く簡潔に、そして大きな文字で書きましょう。この時に十分な余白を開けることも忘れないでください。
また、綺麗に書くことを意識し過ぎてメモに時間がかかり、必要な情報が抜けてしまうのも良くありません。マーカーなどで必要以上にノートを装飾している人を見かけますが、色分けは3色までに抑えましょう。その際、3色ボールペンを使えば一つのペンで事足りるのでとても便利ですよ。
書式を統一して「検索しやすいメモ帳」に
せっかくメモした情報も後から探すときになかなか見つからないようでは、仕事の効率に直結しません。そこで書式を統一し、情報を探しやすいメモ帳を作りましょう。どんな書式にするかは自由ですが、最低限「メモを取った日付」は書くようにしてください。人の記憶は多くが日付に紐づけされているので、これだけで情報の探しやすさが段違いになるはずです。
また「誰から聞いたか」によって書く場所を変えるのも一つの手段です。ただしあまりフォーマットを細分化しすぎると、今度は書きにくいメモ帳になってしまいます。書くときの決まり事、いわゆる「自分ルール」を2～3個決めておくくらいの気持ちでちょうど良いでしょう。
その日のうちにメモを整理
メモをとったら記憶が鮮明なうちに整理することで、さらに参考にしやすいメモを作れるばかりでなく、記憶として定着させることも出来ます。しかし帰宅して一通り家事をこなしたらもう寝る時間で、「中々メモを整理する時間が取れない！」という人も多いと思います。そこで提案したいのが「タグと索引」整理術。やり方は簡単で、その日の情報をざっと見たら重要そうな事柄を「メール書き方, 提出期限, 忘年会日程」といったように簡略化し、その日のページ冒頭に書き込みます。そしてメモ帳の最後のページに索引として「〇月〇日：メール書き方, 提出期限, 忘年会日程」と書き込めば完成。これだけで一日の記憶を整理でき、実用的なメモ帳を作ることができます。
画像出典：Michelle Tribe / note (from Flickr, CC BY 2.0)、Jacob Gube / Personal Notes on Call to Action Buttons: Examples and Best Practices (from Flickr, CC BY 2.0)、Jodimichelle / notes (from Flickr, CC BY 2.0)