仕事ができる人のデスクは、いつもきれいに整理整頓されているもの。デスクをきれいに使うことでどこに何があるかが一目で分かり、探し物をする無駄な時間が省けて仕事が早くなるからです。それどころか短縮された時間で多く作業ができたり、自分の仕事を丁寧に見直せたりと、仕事の質を向上させることにもつながります。
片付けが苦手だったり、散らかっている方が落ち着くなどの理由であまりデスクを整頓していない人は、そのせいで仕事のスピードも質も落ちているかもしれませんよ。ちょっとした工夫で仕事がはかどるデスクの使い方や収納ルールを知って、“できる人間”になっちゃいましょう。
デスク上には必要なものしか置かない
整理整頓で一番大事なことは、いらないものを溜め込まないということです。「あとで使うかも…」「もったいないから捨てられない」と思って置いてある無駄なものは、思い切って捨ててしまいましょう。モノが多いとその分、整理整頓が難しくなるもの。必要最低限のものだけを残し、すっきりしたデスクにすることから整理整頓は始まるんです。
いらないものを捨てたら、次は使う頻度で分類していきます。たとえばよく使うものだったら、デスクの上に置き場所を作るのがオススメです。デスクが散らかりやすいのは、ほとんどが使ったものをそのまま出しっぱなしにしてしまうことが原因。よく使うペンや文房具だからといってそのままデスクに置きっぱなしにせず、ペン立てなどに置き場を作りましょう。そして使ったら元の場所に戻すことを心がけるだけで、デスクの散らかり具合が一気に改善されるはず。
また、資料やノート、それらをまとめたファイルなどをデスク上に置くと、場所をとってしまいますよね。そこで横向きに置いて積み重ねるのではなく、立てて収納してみてはいかがでしょうか。平積みしてしまうと、必要な書類が探しにくく、探すときにも散らかりやすくなってしまいます。縦に並べて全てを取り出しやすくすることで、無駄な手間とスペースを省くことができるんですね。
引き出しの中の整頓ルール
そしてデスクの上に必要ないものは、引き出しの中で整理しましょう。この時、デスクの中でも使用頻度で置き場所を決めるのがポイント。よく取り出すものを一番手前、あまり使わないものを奥にしまえば、引き出しの開け閉めが最小限に抑えられます。また、引き出しの高さは収納するものの高さに合わせて、重ねて置いたりするのを避けられるようにしましょう。
なお、片付けが苦手な人は、一番手前の浅く広い引き出しをなるべく空けておくこと。そうするとちょっと席を立つ際にデスクの書類をしまったり、どこにしまうか迷ったものをとりあえず置いておいたりと、便利な場所として使えるのでオススメです。ただし、とりあえずで置いたものはそのままにせず、すぐに別の場所に定位置を決めないと無駄に場所をとってしまうので気を付けるように。
収納グッズの使い方
デスク上のペン立てや書類ケースは便利な収納グッズですが、見た目を統一するとよりきれいに見えますよ。さらに透明なケースを使うと、中に何を入れたのかも分かるのでオススメです。また、収納グッズを持っていない…という人は、キッチン用品のトレーやお菓子の箱などを使えば引き出しの中に仕切りを作れます。それだけでお手軽簡単に使いやすい収納ができるので、ぜひやってみてください。
きれいな状態を保つには
整理整頓が苦手な人の中には、「一度きれいにしてもまたすぐに散らかってしまう！」という人も多いはず。ですが、きれいなデスクを保つには物の定位置を決めて、使ったら必ずそこへ戻すということさえ忘れなければ大丈夫です。また、書類などが捨てられずにすぐに溜まってしまうという人は、必要かどうかをいったん保留して置いておくBOXを作ってみるのがオススメ。迷ったときはそこに入れておいて、ある程度溜まったら整理し、長いこと保留になっているようであれば捨ててしまいましょう。
そして「忙しいときについ物を出しっぱなし、置きっぱなしにしてしまう」という人。仕事が終わった後、5分でいいので整理整頓の時間を作ってみてはどうでしょう。その時デスクのホコリやゴミも一緒に掃除すれば、次の日気持ちよく仕事を始められるはずですよ。
画像出典：David Marsh / My desk (from Flickr, CC BY 2.0)、Matthew Kendall / Pen Stand (from Flickr, CC BY 2.0)、BeckyF / CHATquiz (from Flickr, CC BY 2.0)