報連相はビジネスを円滑にすすめる
社会に出て仕事をすると必ず聞く言葉「ホウレンソウ」は、一度でも怠ると仕事に打撃を与えるほどに大切な事柄です。ホウレンソウは以下の要素で構成されています。
報告
仕事の結果または発生した問題を報告します。基本的に自分の上司に報告をしますが、後輩に現時点の状況を報告することも。必要に応じて報告は役職関係なく進んで行うべきなのです。報告を怠ってしまうと仕事に、大なり小なり影響を与えます。
連絡
連絡をして、必要事項を関係者各位に伝達します。誰にどう伝えなければならないのかによって、会社全体だったり役職者間だったりと連絡をする対象は異なります。
相談
報告をした事柄を進めて行ったり改善したりするために必要不可欠です。判断に困った時や仕事に繋がるアドバイスが欲しい時などに積極的に相談すると、コミュニケーションが活発になり、関係が良好になることも。
ホウレンソウはビジネスシーンのみならず、学校や日常生活でも活用していけます。一種のコミュニケーション方法でもあり、気兼ねなくホウレンソウができる間柄や職場になると、物事は非常にスムーズになりますよ。
何故ホウレンソウをしていくのか
ホウレンソウの目的は、言葉で意思疎通をしっかりと行い、次に起こりうるミスを未然に防ぎ仕事の効率化を図るため。上司と部下間の意思疎通ができていない場合、仕事の進み具合を細かく把握できません。納期までに仕事が終わらなかったり、対処できない事案が発生したりした時に、上司は対応することができません。
ホウレンソウは上司や部下関係なく、行っていくべきことなのです。部下であれば、迅速にホウレンソウをしながら円滑に仕事をこなしていきましょう。上司は部下へ報告すべきことはすべて報告、オフィス全体に必要な連絡事項を公表し、今後どうしていくのかを相談していく必要があります。情報が広がることで、仕事が滞りなく進み業務効率へ繋がるのです。
特に、部下の場合は失敗を報告し、改善策を模索するための相談をすることが多いでしょう。そのため自分から進んでホウレンソウができない、もしくはしにくいという方もいるはずです。しかし、失敗は後々判明することであり、隠していると自分にマイナスのポイントとして回ってきます。自分の信用を回復するため、責任を全うするためにもホウレンソウをしていきましょう。
ホウレンソウでも相手を思いやるのは大切
ホウレンソウをするにあたり注意する点があります。
順序を意識して話す、結論を先に伝えて詳細は後に説明するといったことも大切ですが、一番重要なのは「相手の状況を見計らうこと」です。
特に上司にホウレンソウをする際は、忙しくないかを見計らってするべきでしょう。ビジネスにおいて大切なのは仕事をただ決まった量こなすのではなく、相手と思いやりを持って接すること。「お疲れ様です」のクッション言葉からすぐ本題に入るのではなく、「今お時間よろしいでしょうか」と言うだけでも大分違います。例え相手が忙しそうでも急用を伝えなければならない時、犯してしまった失敗を報告する時であっても、基本的な気遣いができれば快く対応してもらえる確立が高くなりますよ。