知っておきたい！電話対応のビジネスマナーについて

電話のかけ方や対応の仕方

　

電話をかける際、初歩的なことですが電話番号を間違わないようにしましょう。「もしもし」というのは、「もの申す」の「申す申す」からきた言葉です。「申す」は目下への態度として使われる言葉ですので、ビジネスの場では使わないように注意してください。

相手が電話に出たら、こちらの会社名と名前を名乗ります。「いつもお世話になっております」などの日頃のお礼を述べ、どの部署の誰につなげてもらいたいのかを指名。先方の役職や肩書きをつけて呼ぶ際、文章を書くときと同様に「役職名＋名前＋様」と呼ぶのがマナーです。あちらが名前を復唱して確認をとってくれるので、「はい。お願いいたします。」と返事をしコミュニケーションをとりましょう。

もし、名指し人が外出中や取り次げない状態であれば、相手側から都合のいい時間に折り返しの連絡の提案をされる場合があります。こちらの希望する時間帯を伝えて、念の為に電話番号を控えてもらいましょう。相手がメモをとる準備ができるように少し時間をあけてあげるといいですね。電話番号は聞き取りやすいようにゆっくり伝える◎。

最後に「よろしくお願いいたします。」とあいさつをして、3秒ほど数えて電話を切ります。

電話対応の注意点

　

1. 相手の都合を伺う
   電話をかけていきなりこちらの要件を伝えるのはマナー違反です。相手の時間をさいているという意識を持って「今、お時間よろしいでしょうか？」など、相手の都合を伺い配慮する気持ちを持ちましょう。
2. 事前準備を忘れない
   電話対応中に相手を待たせて必要な書類などを探したりすることは避けましょう。双方の時間を無駄にしないためにも、あらかじめ必要なものは手元に置いて通話に望むこと。
3. 簡潔な会話を心がける
   相手はこちらとの電話だけが仕事ではありません。なるべく無駄な時間をさかないためにも用件を簡潔に伝えることを意識しましょう。

　

電話対応は会社の印象を大きく左右します。顔が見えないぶん、電話を受けた人は明るくハキハキとした声で対応すると◎。会社のイメージを悪くしないためにも、日頃から正しい日本語やマナーを身につける必要があります。また、忙しいなか電話対応してくださった相手の立場になって物事を考え、常に感謝の気持ちをることを忘れずに接するようにしてください。

Author：美プロ編集部