タスク管理とは
タスク管理とは、仕事を分けて管理をすること。会議資料を印刷する・コピー用紙を発注する・セミナー会場を決めるなど、仕事を細かく分解してスケジュールを管理します。また、タスク管理は仕事だけでなくプライベートにも活用OK。プライベートは1日の流れを自分で決められるため、つい時間管理が甘くなってしまいがちです。プライベートの用件も分解してタスク管理することで、漏れることなくスケジュールをこなすことができ、時間も有効に活用できるようになります。
タスク管理でやるべきこととは
タスク管理をするうえで1番大切なのは、やるべきことを細かく「分解」することです。そのためには、自分の仕事をきちんと把握しておかなければなりません。ここからは、細かく分解するためのステップをご紹介します。
ステップ1：仕事の洗い出しを行なう
自分の今行なっている仕事、これからやるべき仕事をすべてメモ帳に書き出します。書き方は自由で、重複してもかまいません。プライベートを含め思いつく限り書き出してください。最後に、将来の夢や資格取得・語学の勉強などいつかやろうと思っていたことも書き出します。
ステップ2：整理する
書き出したメモの中で取引先へのお礼メールや電話挨拶、借りていた物を返すなど、すぐに片づけられることはその場で行ないましょう。それが完了したら次は、残りのやるべきことに期限を設けます。将来の夢や勉強など期限をつける必要がないこと以外はすべて期限を決め、メモ帳に書き込みましょう。
ステップ3：スケジューリング
自分で書き出したタスクをスケジューリングしていきます。その際のポイントは、1人でやる仕事もスケジュールに組み込むこと。一般的な手帳には、○○さんとの打ち合わせ、○○さんのヘルプというように他の人と一緒にやることしか書きません。スケジュール表に自分1人でやる仕事も書くことで、空いた時間を無駄にすることなく仕事をコントロールすることができます。
TODOリストの活用するには、タスク管理が重要
仕事の効率をアップするために、TODOリストを活用している人は多いのではないでしょうか？TODOリストの作成に手間をかけ、合理的にまとめられたものであれば業務効率は上がるでしょう。しかし、実際はリスト作成だけで満足したり、あいまいな言葉でまとめていたりと活用できていない場合がほとんど。
TODOリストを使いこなすためには、タスク管理ができていなければなりません。上手に活用するためには、タスクを細分化して1つずつこなしていくことです。分け方にまだ慣れていない人は、作業の優先度で分けるとやりやすいでしょう。完了したタスクにはチェックをつけることも大切です。もう済んだとわかっているのにチェックがついていないタスクがあると、未完了のタスクと混同してしまいます。
また、タスクを立てる際はなるべく具体的に書くことも大切です。例えば上司にお願いをされた場合、「上司に頼まれた調べものをする」と書いただけでは、後で振り返ったときに何を調べればいいのかわからなくなります。内容を思い出すためにメールを見たり他の人に聞いたりしなければなりません。このような無駄な時間を無くすためにも、些細なことでも具体的に書くようにしましょう。
タスク管理をしっかり行なってTODOリストを活用することで、業務効率をグンっとアップできるので、ぜひ試してみてください。