仕事をしていく中で、どうしても思い込みはしてしまうもの。「しっかり出来た！」と思っていても、案外、やるべき事が抜け漏れていることもあります。そんな時に一役買ってくれるのが、チェックリストです。自分の脳だけに記憶しておくのも良いですが、時間が経つと忘れてしまう可能性があります。きちんと仕事をこなすには、チェックリストを上手く活用していくことが鍵になるのかもしれませんね！
仕事を効率化するチェックリストの役割
チェックリストとは？
チェックリストはさまざまな分野で使われる一覧表のことです。作業内容に対してヌケやモレ、ミスがないか各工程で必要な項目を一覧化しています。
チェックリストの目的
- 作業を効率化して仕事のスピードアップが期待できる
- 初心者と熟練者の仕事の差を埋める役割を果たす
- ヌケやモレ、ミスを防止する（減少させる）
- 現状の把握や問題点の改善に役立つ
- 長期的な変化をデータで知ることができる
チェックリストを作る流れ
- チェックリスを作る目的を明確にする
- 実際に取り掛かる業務について、最初から最後まで書き出してみる
- 書き出した内容をコンパクトにまとめる
- 作ったチェックリストを活用する
チェックリストをうまく作るには？
作業工程を徹底的に振り返る
初めてチェックリストを作る場合は、何からリスト化して良いのか分からない人もいるでしょう。チェックリストを作るポイントとしては、まずは作業工程を実際に振り返るといいですよ。振り返る際は、どんなに些細な工程でも抜かさないことが大切です。
パソコンを使う
業務工程を振り返る際は、WordやExcelなどパソコンの機能を使いましょう。パソコンにメモ書きを残しておけば、実際にリスト化する際にコピペで文書を組み替えたり不要な項目を消したりと簡単に修正ができます。また、ネット上にチェックリストのテンプレートが無料でダウンロードできるサイトもあるので活用すると良いでしょう。
他者目線で作る
チェックリストを作る際は、他の人がリストを使って作業を進めやすいかを考えながら作りましょう。自分にしか分からない記号や言葉を使うと、そのチェックリストを見ながら作業を進める人の手が止まります。効率化どころか、作業が大幅にロスしてしまう場合もあるのでチェックリスト作りの際は他者目線で作りましょう。
ブラッシュアップしていく
チェックリストを作ったら終わりではありません。実際に使ってみて、追加項目や不必要な項目がないか確認して修正・更新していく必要があります。チェックリストにはヌケ・モレ・ミスのチェック以外に、品質の良い商品を提供するために必要な作業手順を共有する役割があるのです。
NGなチェックリスト
無駄にチェックする項目が多いリストを作成するのはやめましょう。項目が多いと確認作業に時間が掛かり作業者の手を止めます。時間のロスだけでなく、「チェックリストを見るのは面倒」という考えが生まれてチェックリストが使われなくなる場合も。スッキリと要点がまとまったチェックリストを作成しましょう。