来客があった際に、正しい手順でお客様をお迎えすることは大切です。失礼がないことはもちろん、お帰りまで気持ちよく過ごしてもらえるように、より良い対応を心がけましょう。
受付
1.まずはお迎え
来客に気づいたら、サッと立ち上がって笑顔でお辞儀・挨拶をしましょう。受付スペースがない場合は席が入り口に一番近い人や来客に気づいた人が対応をとると良いでしょう。気を付けなければならないのは、お客様を入り口付近で待たせっぱなしにしないこと。機敏に対応しましょう。
2.会社名と氏名、アポの有無を確認する
相手から名乗ることが多いと思いますが、こちらから「お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」と尋ねても問題ありません。要件とアポ（約束）をとっているかを確認。伺った社名や氏名、要件などは復唱しましょう。
3.担当者に取り次ぐ
「少々お待ちくださいませ」と丁寧に伝え、担当に取り次ぐ。担当者が不在の場合は、不在の理由と何時ごろ戻るのか予定を伝えます。お客様の意向を確認したのち、お引き取りいただく流れです。
案内
応接室や会議室まで距離があるときは、お客様を案内する必要があります。このときに気をつけたいポイントをまとめたので、参考にしてみてください。マナーを気にしつつ、スマートな案内を心がけましょう。
1.誘導
「こちらへどうぞ」「〇階の〇〇室にご案内します」など、案内する行先を伝えます。廊下を歩く際はお客様の左側を歩き、2~3歩ほど前方を歩くのが基本。急ぎ足にならず、お客様のペースに合わせながら先導することが大切です。
2.ドアをノック
お通しする部屋に着いたら、2回ノックをしてからドアを開けましょう。中に人がいる・いないに関係なくドアをノックするのがマナーです。
3.入室
押して開けるタイプのドアなら、自分が先に入りドアを押さえましょう。「お先に失礼いたします」と一言添えるとより丁寧です。手前に引いて開けるタイプのドアなら、ドアを開けたあとお客様を先に通しましょう。担当者へ紹介したのち、上座の席へ誘導します。
4.退出
出入り口からお客様のほうを向いて「失礼いたします」とお辞儀し、退室。
お見送り
オフィスが建物の上層階の場合
エレベーターまで同行し、お客様がエレベーターに乗るのを確認。来社のお礼を伝えて、ドアが閉まるまでお辞儀をキープします。
オフィスが玄関に近い場合
基本は玄関先までお見送り。来社のお礼をしてお辞儀をしつつお見送りをします。
途中までしか見送れない場合
玄関先までお見送りができないときやその必然性がない場合は、応接室の出入り口・エレベーター・玄関先の手前などで対応してもOKです。来社のお礼を伝えて「ここで失礼いたします」とお辞儀をします。
受付からお見送りまで、紹介した流れを自然にできるように心がけましょう。お客様はあなたを通して会社の良さを見ている可能性もあります。