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ビジネスマンとしてのスケジュール管理法
スケジュールの管理方法
仕事が終わらない…と悩んだことがあるビジネスマンは多いのではないでしょうか？しっかりと予定を立てているのに仕事が長引き、友人や恋人と遊ぶ約束をキャンセル。もう嫌になっちゃいますよね。
仕事が予定通りに終わらない、という悩みはスケジュール管理に問題があるかもしれません。スケジュール管理はビジネスマンとしての基本です。しかし、スケジュール管理がしっかりとできている人は意外と少ないもの。このページでは、仕事を長引かせないために知っておきたい、スケジュール管理のコツをご紹介します。
スケジュール管理のポイント
スケジュール管理のポイントは、「予定を詰め込み過ぎない」「プライベートも含めた予定を一括で管理する」「作業にかかる時間を把握してスケジュールを組む」の3つです。
予定を詰め込み過ぎない
1日に予定を詰め込み過ぎると、何かしらの理由で予定が延長してしまった際に後ろにずれ込んでしまいます。その結果、次の予定も延長することになり、それがドンドン長引いてしまいがちです。
この問題を解決するには、1日ですべて片付けようとするのではなく、予定を詰め込み過ぎずに、計画的な予定を組むこと。予定が入っている前後に空き時間を作ったり、予備日をスケジュールに組み込んだりすることで余裕を持って作業ができ、トラブルにも対応できるようになります。
仕事を任された以上、早く終わらせようとするのは当然ですが、予定を詰め込み過ぎて、納期に間に合わなくなってしまっては元も子ありません。まずは、現実的なスケジュールを組み立てる練習からやってみましょう。
プライベートを含めた予定を管理する
仕事とプライベートを別々で管理していると、ダブルブッキングしてしまったり、他の予定が気になって効率よくスケジュールを組めなかったりします。スケジュールは一つの物に記入して、いつでも効率よく組めるような状態にしておきましょう。仕事とプライベートを一括管理するのであれば、スマホアプリがおすすめ。手書きのメモ帳だとスケジュール帳に書ききれず漏れてしまう可能性があります。スマホのアプリだと予定をリマインドしてくれますし、書ききれないという問題を解消できますよ。
作業にかかる時間を正確に把握してから、スケジュールを組む
スケジュールを組む際、作業にかかる時間を予想で立てていませんか？作業時間を適当に考えてしまうと、予定通りに進まなくなり計画倒れになってしまいます。1日のスケジュールを崩さないためにも、作業にかかる時間を正確に把握しましょう。
方法としては、まず自分が普段から行っている仕事のルーティーン業務を書き出してみること。それぞれの仕事を完了させるのに、どのくらい時間がかかっているのか計測してみましょう。そうすると、立てたスケジュールの時間と実際にかかった時間の差がわかるので、より正確な時間を立てれるようになります。
いかがでしたか？
3つのポイントを心がけて、必要に応じて手帳・パソコン・スマホアプリを使い分けながらスケジュール管理を行うようにすると仕事の効率は大幅に改善します。「今自分がやるべきことは何なのか」ということや「仕事を終わらせるためにどのくらいの時間をかけるべきか」ということを正確に把握し、余裕を持って仕事を終わらせましょう。
そうすることで自分が好きなように使える時間が増え、あなたの生活がより充実したものになること間違いなし。スケジュール管理は仕事を滞りなく行うためだけでなく、プライベートを充実させるためにも重要です。ぜひ今日から実践してみてください。
