メールを送る際に気をつけるべきポイントを紹介！
ビジネスシーンの挨拶メールは何が正しいのか分かりづらいですよね。そこで、ここではメールを送る際の注意点や、メールを送る際のコツを紹介しています。「相手に好印象を与える挨拶メールを送りたい！」という方は要チェックです。
メールを送る際の注意点は？
ビジネスメールを送る際は、送信する相手のことを考えてから送りましょう。知らず知らずのうちに相手にとって迷惑なことをしているといった場合もあるので、ここで紹介する3つの注意点をチェックしてみてくださいね。
1.署名に情報を詰め込み過ぎない
ビジネスメールで注意したいのが著名です。会社のwebサイトのURL、新商品のアピールなどついつい詰め込みたくなりますが、それはNG。送信先の相手が読みにくいと感じたり、迷惑な場合もあるからです。また、あまりにも沢山のURLが張られたりしていると迷惑メールと勘違いして目にすることもないといった場合も。必要最低限の内容を入れるようにしましょう。
2.「テキスト形式」で送信する
メールには「テキスト形式」と「HTML形式」があります。どんなメールを送りたいかによってどちらを選んでも良いのですが、挨拶メールや通常のビジネスメールだと「テキスト形式」を選んだ方が無難です。「HTML形式」は文字の色や太さを変えることができるため、HTML形式を選択する人も実際に多いのですが、ウイルスに感染しやすいことで企業によってはHTML形式の受け取りを拒否しているところもあるようです。
3.添付ファイルは圧縮する
ビジネスメールを送る際は、容量が大きくないかチェックしましょう。容量が大きすぎると、添付ファイルがなかなか開かず、相手に迷惑がかかってしまいます。また、大きすぎるファイルは受信できないことも発生してしまうので、添付ファイルの大きさを確認して、大きい場合は圧縮して送信しましょう。
ビジネスメールを送るときのコツは？
会社や個人の印象を左右する挨拶メール。質の高いメールを送ることによって、「しっかりマナーを守れる人・会社」だなと相手は判断してくれます。相手に好印象を持ってもらうメールを作るためにコツを紹介するのでチェックしてください。
1.一目で「送信者」「内容」のわかる件名
内容の質に目がいきがちですが、ビジネスメールにおいて非常に重要なのが件名です。1日に何十件、何百件とやり取りする人にとって件名は、そのメールを優先するか後で見るかの判断材料となります。どんなに重要な内容でも、件名が曖昧だと相手はスルーしてしまうこともあるのです。ビジネスシーンであいさつメールを送る際のコツは件名に「誰からのものか」「どんな内容か」をしっかり記入するようにしましょう。
2.まず初めに自分の名前＋内容の結論を書く
書き始めには必ず名前を記入しましょう。その後、伝えたい内容の結論を先に書くことがベスト。読む人はこの人が何を伝えたいのか初めに知りたいと思います。そのため、結論にたどり着くまでの内容がダラダラと続いていると伝えたいこともなかなか伝わりません。忙しい相手にすぐ言いたいことを伝えるために、「結論から書く」のが挨拶メールのコツです。
3.相手が見やすいメールを
改行がなく、ただだらだらと長文を書くだけでは相手は読みたいと思わないでしょう。伝えたいことを強調するために箇条書きにしたり、段落を作って話が変わることを伝えたりするのは大切なこと。相手が読みやすいメールかどうか考えて構成することも挨拶メールを送る際のコツの1つです。
