基本ビジネスマナー【アポイント編】

ビジネスマナーの基本「アポイントメント」について

アポイントメントとは、お客様や取引先のもとを訪問する前に、先方の都合に合わせて訪問日時を取り付けること。社会人として覚えておきたいビジネスマナーの基本です。

アポイントメントは、一般的に「依頼状やメールを送ったのち、電話で返事をお伺いする」という流れが基本。先方が何度も取引している相手の場合は、依頼状を送らずに初めから電話やメールでアポイントを取るケースもあります。

アポイントメントを取る際の基本マナーは以下3つです。

• 先方のスケジュールに合わせて依頼する
• 訪問する前日に、確認と挨拶の意味を込めて電話をかける
• イレギュラーが起きた際は必ずお詫びの言葉から伝える

会社によってアポイントメントの取り方に多少違いはあるかもしれませんが、基本マナーは最低限押さえておきましょう。

アポイントメントの際に押さえておきたいフレーズ

基本フレーズ

• 初めてのアポイントの場合…「ぜひ、一度お目にかかりたいのですが」
• 前任者からの引継いだ場合…「ご挨拶に伺わせていただいてもよろしいでしょうか？」
• 訪問の承諾をいただいた後…「ご都合のいい日をお教えいただけますと幸いです」

イレギュラー時に使用するフレーズ

先方から訪問が難しい日を指定された場合（または、どうしても訪問日程を変更しなければならなくなった際）のフレーズ

• 「申し訳ございません。あいにく○日は外せない用事がございます。こちらの都合で誠に申し訳ございませんが、お約束を○日の午前（午後）×時に変更していただくことは可能でしょうか？」
• ポイント：こちらの都合で提案いただいた日程を変更してもらうので、必ずお詫びの言葉から始めることが大切です。

変更を承諾いただいた場合のフレーズ

• ｢ありがとうございます。それでは○日の午前（午後）×時に伺わせていただきます。よろしくお願いいたします。｣
• ポイント：こちらの都合に合わせて変更いただいたことへの感謝を必ずお伝えする。また、日時を復唱すると聞き間違いを防げます。

約束の時間に遅れそうな場合のフレーズ

• ｢申し訳ございません。現在○○があり、○分ほど遅れてしまう可能性がございます。ご都合は（お時間は)よろしいでしょうか。｣
• ポイント：兎にも角にも、お詫びの言葉から口にすること。また、遅れる時間の目安をなるべく具体的にお伝えしましょう。

アポイントを取る際の注意点

ついつい口にしてしまいがちな「NGフレーズ」をまとめました。

アポイントメントを取る際は、十分に注意しましょう。

• NG例その1「すみませんが、アポの日程（時間）を変更できませんか。」
• NGポイント：「すみません」はお詫びの言葉として適切ではありません。また、アポという略語を先方に対して使うのはNGです。

• NG例その2「日程を変更くださり助かりました。大事な用が入ってしまったもので。」
• NGポイント：最後のひと言が余計です。この言い回しだと、先方の約束よりもほかの事柄のほうが【大事】と言っているようなものです。

• NG例その3「事故が起こり、お約束の時間に少し遅れそうです。大丈夫でしょうか。」
• NGポイント：これは大丈夫と言ってもらえる前提の言い回しです。理由が何であれ、時間に遅れると先方にご迷惑がかかります。必ずお詫びの言葉を伝えた後に、先方のご都合を確認しましょう。