相手に失礼のないオンライン会議マナーとは？（環境・会議中）

 

web会議やネット会議、リモート会議やオンラインミーティングとも呼ばれている「オンライン会議」。オフィスの会議室を使って話し合っていた従来の会議とは異なり、一人ひとりが離れた場所からインターネットを介して会議に参加出来るようになりました。

 

基本的には自宅からオンライン会議に参加する事になりますが、会社に居るのと同様、仕事モードで取り組まなければなりません。そのためには、どのような準備や心構えが必要なのでしょうか。また、会議に参加する相手に失礼があってはいけません。オンライン会議の準備や会議中のマナーをご説明しますので、参考にしてみてください。

 

INDEX
■【準備エチケット】オンライン会議に参加する前に
■【会議中マナー】オンライン会議での会話や姿勢
■まとめ

【準備エチケット】オンライン会議に参加する前に

 

オンライン会議に参加する前に確認しておくべき事を紹介します。いざ、会議が始まってからでは席を立つことが難しくなります。必ず、会議の前に準備をしておきましょう。

会議に合った服装にする

まずは、着用している服装がラフ過ぎていないかという事。オンライン会議と言っても、普段の会議と変わりありません。部屋着のまま会議に参加すれば、上司や同僚に驚かれてしまいます。仕事モードに切り替える為にも、会議に合った服装に着替えるようにしましょう。

 

また、注意したいのは服装だけではありません。寝癖が付いていたり髭を剃り忘れていたりしていませんか？女性の場合、ノーメイクで参加するのはマナー違反ですよ。社会人のエチケットとして身だしなみのチェックを行いましょう。

 

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背景の映り込みがないか確認

オンライン会議に参加する時は、なるべく背景に映り込むものがないようにしましょう。部屋が散らかっていると、会議している人も気になってしまうのではないでしょうか？また、こんな散らかった部屋で良い仕事が出来るのだろうか…と不安に思われてしまいます。

 

予め、部屋の片づけをしてカメラに映り込む部分がないか確認しておきましょう。どうしても部屋を見せたくない！という場合には、背景にバーチャル壁紙を使えるツールがありますので、そのような対策を打つと良いかもしれませんね。

部屋を明るく照明を調節する

普段から薄暗い照明の中、生活している人も多いのではないでしょうか。間接照明などインテリアにこだわって空間作りを楽しむのも良いでしょう。しかし、オンライン会議の時は部屋を明るくしておく必要があるので注意して下さいね。

 

パソコンを設置している場所が、逆光になっていたりライトが上手く当たらずに顔が白飛びしていたりすれば、相手から顔が見えなくなります。相手にとって会議をしづらく、どこを見て良いのかわからなくなってしまうのです。それだけではありません。メイクをしっかりしているはずなのに、顔色が悪く見える事もあるのです。そうならない為にも、部屋の照明はきちんと調節しておきましょう。

 

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会議が出来る静かな環境を用意する

自宅からオンライン会議に参加する場合には、生活音がなるべく入らないように注意しましょう。すぐ近くで赤ちゃんが泣いていたり子どもが騒いでいたりすれば会議に集中できなくなってしまいます。会議に参加している相手にも失礼となるので、リビングや子ども部屋から離れる、もしくはコワーキングスペース等を利用するなど対策を打ちましょう。また、ホテルなどでもテレワークプランを実施しているため、静かな環境を用意しなければならない時にはおすすめですよ。

 

その他、マイクをオンにするのは自分が発言する時だけに限ります。会議中に他の人が発言している時にミュートにしておくだけでも、雑音を回避できるのではないでしょうか。

事前に会議への招待を送る

オンライン会議に参加するメンバーに、事前に招待を送るようにしましょう。在宅勤務の場合、オフィスにいるのとは違って事前に準備が必要になります。会議の開始時間にスムーズに始められるように、率先して招待を送ったり共有資料を用意したりしておきましょう。

 

また、会議で論ずる事項をアジェンダとして設定しておく事も大切です。その場にいなかったメンバーや自分でも後日確認できるというメリットもあるので、このような準備をしておくと良いですよ。

【会議中マナー】オンライン会議での会話や姿勢

 

オンライン会議に参加している時のマナーをご紹介します。会話の仕方や臨む姿勢など、どうしたら相手にとって失礼のない会議になるのかを事前に知っておきましょう。

背筋を伸ばして椅子に座る

自宅だからと言って、ついだらけてしまうなんて事はないでしょうか。会議だけでなく在宅勤務で業務にあたっている時から、椅子に座る体勢には注意しておきましょう。

 

オフィスの会議室を使用しているのと同じように会議に参加すると良いでしょう。ソファーなどではなく、腰が沈まないような椅子に座り背筋を伸ばします。ソファーなどの柔らかい椅子に長時間座る事で、腰痛や肩こりも引き起こします。また、猫背になる事から、首への負担も考えられるでしょう。体に負担がかかると、仕事をしているのも辛くなってしまいます。自宅で業務にあたる時は、特に注意しましょう。

相槌は声を出さずにうなずく

オンライン会議での相槌は、声を出さずにうなずくようにしてください。対面の会議では、声を出して相槌を打つこともありますがオンラインではタイムラグが生まれる可能性があるので、かえって喋りづらくさせてしまいます。

 

応答を求められている時には、「はい！」などと声を出すようにしてそれ以外は基本的にはうなずきましょう。うなずく事で話を聞いているという意思表示もできるので、カメラを見つめているだけでなくリアクションする事が大切です。

しっかりカメラを見て話す

会議ではメモを取る事もありますが、基本的にはカメラを見ているようにしましょう。自分が発言する時はもちろんの事、カメラを見て話すことで良いコミュニケーションが取れるのではないでしょうか。

 

また、話を聞いている際にパソコンのモニターを見ると目線がずれているように見えてしまうので注意が必要です。スマホで写真を撮る際に、モニターを見て目線がずれてしまった経験があるのではないでしょうか。それと同じ事なので、会議に入る前にカメラの位置を必ず確認しておきましょう。

聞こえやすいようにハッキリ話す

オンライン会議では、対面で会話する時と違って声が若干聞き取りづらくなります。いつものように早口で話してしまうと、相手に伝わらない事もあるので注意が必要です。一度や二度なら聞こえなかった場合に聞き返してくれるかもしれませんが、何度も続くと聞き返すのも気がひけるものです。よく聞こえない状態では、相手にとってストレスを感じさせてしまいますので、ゆっくりと丁寧に話すように心がけましょう。

 

また、音声を改善するために外付けマイクを使用するか、マイクが内蔵されているイヤホンを使うなど工夫してみましょう。

一方的に話さないで相手の発言も伺う

オンライン会議では、通信速度によって声が遅れて聞こえる事があります。そのため、一方的に話を続けると、相手が発言するタイミングを失ってしまいます。少し間を設けるか、何かありますか？と質問してみるというのも良いのではないでしょうか。

 

対面のミーティングとは違うという事を意識して会議に参加してみてくださいね。また、参加人数が多い時には、進行役を設けて会議を進めていくと良いでしょう。今から誰が喋りだすのかな…という空気も読み取りづらいので、声が重なってしまわないように様子を伺うと良いですよ。

発言をする時以外はマイクをミュートする

オンライン会議を行う際には、マイクのオンオフの切り替えを習慣付けましょう。マイクが常にオンになっているとちょっとした音もマイクが拾い、発言者の言葉を遮る事となります。自分が発言していない場合には、マイクをミュートにしておくようにしてくださいね。

 

また、会議中に他の人と携帯電話を繋ぐ場合にもミュートしましょう。自宅環境が静かな場所だとしても、マイクを切っておく方が無難なのではないでしょうか。会議をスムーズに進められるように、協力し合えると良いですね。

聞き取れなかった時は確認をする

オンライン会議に参加してこちらの声が相手に聞こえづらい事もありますが、相手の声が聞き取りづらい事も考えられます。その場合、相手が目上の人だったとしても、聞き取れなかった事はきちんと質問をするようにしましょう。

 

聞き返しづらいな…という思いもありますが、聞こえたフリをする方が良くないのです。「申し訳ございません。聞き取れなかったので、もう一度お聞きしてもよろしいでしょうか」などと再度、確認をしてみましょう。

挨拶や感謝の言葉を疎かにしない

たとえ、離れた場所から会議に参加をしていても、参加メンバーに対して挨拶や感謝の言葉はしっかりと述べましょう。対面で仕事をしていくよりも、コミュニケーションが取りづらくなるのがオンライン。だからこそ、いつも以上に気持ちを伝えなければなりません。

 

○○だろう…と思い込んでしまう事が、伝達ミスに繋がるのです。思い込んで判断するのではなく、念のために確認をするといった事を習慣付けて行きましょう。オンラインで顔を合わせる時にはハッキリとした口調で挨拶をし、会議を終える時には感謝を伝えてくださいね。

まとめ

 

いかがでしたでしょうか。対面での会議とは、すべてが異なるオンライン会議。通信速度や周辺環境、カメラの映り方や声の聞こえ方。様々な部分でやりづらさを感じる事もあるでしょう。

 

しかし、相手を思いやりマナーさえきちんと守れば、対面での会議より便利に感じるようになるのではないでしょうか。外出先からわざわざ会社に戻らなくても会議に参加できるというのは、効率アップにも繋がりますよね。

 

オンライン会議に参加する前に徹底的に準備を行い、会議をスムーズに終えられるようにしておきましょう。また、仕事を共にする人たちへ失礼のないように、自分自身のあり方を見直しておく事も大切です。上司や同僚、取引先と良好な人間関係を築けるかどうかは、どれだけ相手を思いやれるかといった所もあるのではないでしょうか。相手を常に気遣って、まわりから信頼されるビジネスマンを目指しましょう。

 

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Author：美プロ編集部