実は会社の大黒柱！？ 様々な能力が要求される「秘書」の仕事内容や必要なスキルとは！

会社のトップや政治家を支えるために欠かせない「秘書」。表舞台に上がることがほとんどない職種なので、どんな仕事をしているのかなかなか想像がつきにくいですよね。しかし、実は上司の仕事が成功するかどうかは秘書にかかっていると言っても過言ではないほど、重要な役柄なんです。
 
今回はそんな裏方で大活躍する「秘書」のお仕事に注目！ 具体的な仕事内容や必要なスキルをご紹介していきます。業界別の秘書の種類や特徴も取り上げているので、普段は馴染みがないという人も、秘書業の秘密をぜひ知ってみてください。

秘書に求められる仕事は幅広い！

秘書の仕事の目的を一言でいうと、上司の仕事をサポートすること。しかし、ただ指示されたことをこなしていくのではなく、上司が必要とする情報を集めておいたり、先回りして仕事を行うなど自主的な行動が求められる職業でもあります。具体的には来客や電話への対応をはじめとして、上司のスケジュール管理やメールや手紙の処理、結婚式やお葬式などの慶弔関連や年中行事の準備といった外部とのやり取りなど、様々な業務をこなしていく必要があるんですね。
 
また、その業界に関する情報を収集したり、ビジネスに必要な書類・資料の作成を任されることもあるため、秘書の仕事はかなり広範囲。一つひとつの仕事は単純でも、同時に複数の作業をこなすためには高いスキルが必要で、優秀な秘書になると年収1,000万を超えることもあるようです。
 

業界別・秘書の種類とは

マルチタスクが求められる秘書の仕事ですが、サポートする上司の職業によっていくつかの種類に分けることができます。ここでは、代表的な秘書の種類をご紹介しましょう。

「企業秘書」「法律秘書」「学校秘書」

「企業秘書」は会社の社長や役員をサポートする役職で、「役員秘書」と呼ばれることも。一般的に“秘書”と聞くと、この企業秘書を思い浮かべる人が多いかもしれませんね。打ち合わせや会議のための資料作りや、会社内外でのスケジュール調整がスムーズに進むように準備を行います。企業秘書のほかに、弁護士の場合は「法律秘書」、大学教授や研究者の場合は「学校秘書」「学者秘書」とサポートする人物の職業によって呼び方が変化。基本的な秘書スキルに加えて、それぞれの職業に合わせた知識や業務遂行のための技術、また国際的な場所では英語力も求められます。

「医療秘書」

医療秘書とはその名前通り、主に医療現場で活躍する秘書のことです。病院で働く医師のスケジュール管理やサポートを行うこともあれば、病院内の各部門間の調整をしたり、対外施設や団体との交渉などを行うこともあります。必須となる資格はありませんが、医療に関する知識やスキルが必要になるのも特徴。そのため、この仕事に就いている人の中には医療秘書のための専用資格を取得している人が多いようです。

「政治秘書」

政治秘書とは政治に携わる人物のもとで働く秘書。内閣総理大臣や国務大臣などの政府高官をはじめとして、国会議員や地方公共団体の役員秘書として業務の手助けを行います。政治秘書の仕事を行う上で必須の資格はありませんが、公設秘書の内の一人である「政策担当秘書」になるためには「政策担当秘書資格試験」に合格しなければなりません。
 

秘書に必要なスキル・資格とは

どんなジャンルの秘書をやるとしても、電話・メールへの対応や情報を正確に処理できるビジネス能力が必要です。上司がなにを必要としているのか・なにを求められているのかを察する能力や気遣いも求められるので、高いコミュニケーション能力も重要。上司をひとりでサポートする「個人秘書」の場合は来客対応をしながら資料作りを行うなど、仕事を同時進行しなければならないことも多いため、ミスなくマルチタスクをこなしていかなければなりません。そして、会社や上司の仕事の規模によっては秘書業務を複数で行う「グループ秘書」という形態もあるので、秘書部門内でのやり取りも重要になりますし、もし自分が同部門のトップになった場合にはリーダーシップ力も必要になりますね。
 
なお、ほとんどの秘書の場合に必須の資格はありません。ただし、秘書がこなさなければならない仕事は多岐にわたるので、実際の現場で一から学んでいくのは難しいもの。そのため、ビジネスマナーや秘書業の基本を学べる「秘書検定」などの資格を取得して必要な知識を得ようとする人も多いようです。

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Author：美プロ編集部