何気ない一言が職場で嫌われる原因に！ 「きつい口調」を改善する方法とは？

社会人になって日が経つと、自然と周りに後輩が増えていきますよね。そうすると後輩に業務を説明したり、質問を受けたりと人の面倒を見る機会も増えることに。そこでうまく説明が伝わらずイライラする、なんて経験をしたことがある人は多いんじゃないでしょうか。
 
ですが、イライラが言葉に現れて言い方がきつくなってしまうと、説明が相手に伝わらなかったり、相手に怖がられて向こうから全然声をかけてもらえなくなったりと悪循環に陥ってしまうかも。今回は、そんな「きつい言い方」の改善方法を紹介しますので、心当たりのある人は参考にしてみてください。

ストレートな表現を控える

言い方がきつい人は、思ったことをすぐに相手に伝えてしまう傾向があります。例えば、後輩に業務を頼んだ際に「遅い。時間かかりすぎ」や「センスないね」など、相手の欠陥をストレートに言ってしまうパターン。もし悪気がなかったとしても、相手は反省をする以前にショックを受けて、モチベーション低下に繋がってしまうことがあります。さらに職場で悪評が広まって、後輩から慕われない「悪い先輩」になってしまうかも。
 
「良い先輩」を目指すのであれば、もし欠陥が気になったとしてもオブラートに包んだ言い方を心掛けましょう。「時間がかかってるみたいだけど、どうしたの？」「こうした方がいいよ」などと、相手のペースを慮ってあげるようにしましょう。さらに相手の悪いところだけをみるのではなく、良かった点も見つけて肯定してあげたり、こちらから「何かわからないところある？」と声をかけてあげたりするのも、印象を良くするには効果的です。
 

説明する時はゆっくり、丁寧に

また、「きつい言い方」はしばしば説明が足りていなかったり、無駄に威圧的だったりするもの。特に納期に追われている時やイライラしている時ほど言い方がきつくなってしまいますが、そうすると相手はわからないことがあるのに質問しずらくなり、二度手間を招くことに…。それこそ時間を無駄にしていますよね。
 
もし頭に血がのぼっても、相手に説明するときはゆっくり説明するようにしましょう。その時に上からものを言う態度ではなく、柔らかい言葉を選びながら説明できればベスト。また、一方的に喋り続けるのではなく、一つひとつ区切って説明し、相手に「何かわからないことある？」と確認しながら進めていけると良いですね。仕事は時間との勝負でもあるので、タイムロスを避けるため、説明の時間を少し長めにとり、相手が質問しやすい空気を作ってあげることが大切です。
 

時には叱ることも大事だが、基本は同じ

言葉を柔らかくして「きつい言い方」を避けるのは大切なのですが、場合によっては相手を叱る必要もありますよね。ですが、そんな時に「きつい言い方」で怒鳴ってしまってはあまり意味がありません。今まで説明したように叱る時も感情のまま大きな声で叱るのではなく、相手が叱られている原因を理解できるように、ゆっくりと説明するようにしましょう。
 
例えば、「なぜこうなってしまったのか？」と相手の事情を聞き取ってあげてから、間違っているところを指摘するのがオススメ。この時に決してミスを責めたり、「だからダメなんだ」といった相手を傷つけるような余計なことは言わないようにしてください。感情的になる気持ちはわかりますが、仕事のことを考えれば相手に不快な思いをさせるより、改善に繋がる言葉をかけた方が効果的ですよね。また、ミスをしたことによりどんな影響があるのか、具体的に説明してあげるのも良いでしょう。例えば「クライアント先からクレームがくる」「お客様に迷惑がかかる」「会社の信用が落ちてしまう」などと説明すれば、事の重大さに気がつくことができますよね。
 
とはいえ、相手が何度も同じミスをしたり、反省の色が見えなかった場合はしっかりと「怒っている」という意思表示をすることも大事です。こちらがいくら一生懸命わかりやすく言葉を選んで説明しても、相手に聞く耳がなければ意味がありません。そんな時には声を荒げるのではなく、「なぜちゃんと聞いてくれないのか？」と対話するようにしてください。感情的になれば角が立ち、イザコザが生まれてしまうので、効果的に怒ることが大切です。

Author：美プロ編集部